Тайм-менеджмент – бұл жұмысты жүйелі жоспарлауға, уақытты барынша тиімді пайдалануға көмектесетін дағдылар мен әдістер жиынтығы. Заманауи компаниялар үшін тайм-менеджментті енгізу – қызметкерлердің өнімділігін арттырудың, стрессті азайтудың және бизнес нәтижелерін жақсартудың маңызды құралы.
Тайм-менеджмент дегеніміз не?
Тайм-менеджмент (ағылш. Time Management – уақытты басқару) – жұмыс уақытын жоспарлау мен ұйымдастыруға арналған дағдылар, техникалар және құралдар жүйесі. Бұл тәсілдің негізгі мақсаты – барлық істі бір уақытта жасау емес, керісінше, міндеттерді дұрыс ретпен қойып, оларды бірізді және жүйелі түрде орындауды үйрену.
Тайм-менеджмент әдістерін енгізу HR-мамандар үшін маңызды міндет. Ұжымдағы уақыттың дұрыс ұйымдастырылмауы тапсырмалардың кешігуіне, жұмыс сапасының төмендеуіне және қызметкерлердің күйзеліске ұшырауына әкеледі. Мұның салдарынан компанияның жалпы өнімділігі мен табыстылығы да төмендейді.
Тиімді тайм-менеджмент жұмыс процесіндегі тоқыраулардың алдын алуға көмектеседі. Нақты жоспар, дұрыс қойылған басымдықтар мен міндеттердің ұтымды бөлінуі компания ресурстарын оңтайландырып, қызметкерлердің тиімділігін арттырып, командадағы ахуалды жақсартады.
Тайм-менеджменттің негізгі қағидаттары
Жұмыс уақытын дұрыс ұйымдастыру баршаға түсінікті әрі нақты ережелерге негізделуі тиіс. Олардың негізгі қағидаттары төмендегідей:
Жоспарлау.
Жұмыс процесін тиімді ұйымдастыру үшін алдымен атқарылатын міндеттерді анықтап, олардың әрқайсысына кететін уақыт пен күшті бағалау қажет. Жоспар қатаң регламент болмауы тиіс – күтпеген жағдайлар үшін жұмыс күнінің бір бөлігі бос қалдырылғаны дұрыс.
Мақсат қою.
Нақты әрі түсінікті мақсат – тапсырманың сапалы орындалуының кепілі. Қызметкер өзінен не күтілетінін анық білсе, оның жұмыс тиімділігі де артады.
Басымдықтарды анықтау.
Барлық тапсырмалар бірдей маңызды немесе шұғыл бола бермейді. Парето заңы бойынша, күш-жігердің 20%-ы нәтиженің 80%-ын береді. Дұрыс басымдық қою дедлайндардың бұзылу қаупін азайтып, жұмыс процесін жылдамдатады.
Құрылымдау.
Күрделі тапсырмаларды бірнеше шағын кезеңге бөлу жұмыс барысын бақылауды жеңілдетіп, міндеттерді тиімді бөлуге мүмкіндік береді.
Жүктемені реттеу.
Демалыс – артықшылық емес, қажеттілік. Үздіксіз және қарқынды жұмыс шаршауға, күйзеліске алып келеді, бұл өз кезегінде жұмыс сапасына кері әсер етеді.
Тайм-менеджменттің практикалық әдістері
Жұмыс тиімділігін арттыру үшін тайм-менеджменттің түрлі әдістері қолданылады. Маңыздысы – әдісті кездейсоқ таңдамай, алдымен команданың әлсіз тұстарын талдау. Төменде кең таралған тәсілдердің бірнешеуі берілген:
Эйзенхауэр матрицасы
Тапсырмаларды төрт санатқа бөлуге көмектеседі:
– маңызды және шұғыл
– маңызды, бірақ шұғыл емес
– шұғыл, бірақ маңызды емес
– маңызды емес және шұғыл емес
Pomodoro техникасы
Жұмыс пен демалысты нақты уақытқа бөлу: әр 25 минут жұмыс сайын 5 минуттық үзіліс жасау.
Kanban жүйесі
Жұмыс процестерін визуализациялау арқылы тапсырмалардың орындалу кезеңдерін бақылауға мүмкіндік береді. Ол үшін арнайы тақталар немесе цифрлық құралдар қолданылады.
Getting Things Done (GTD) – Дэвид Аллен әдісі
Барлық ақпарат пен тапсырмаларды жүйелеп, оларды сыртқы тасымалдаушылар (жазбалар, қосымшалар) арқылы басқаруға негізделген әдіс.
Цифрлық шешімдер және тайм-менеджмент
Цифрлық технологиялар тайм-менеджментті компания жұмысына енгізуді едәуір жеңілдетеді. Бүгінде қарапайым жоспарлаушы қосымшалар көпфункционалды HCM және HRM-платформаларға орын беріп келеді. Мұндай жүйелер тапсырмаларды жоспарлау, бақылау және қызметкерлердің өнімділігін басқару мүмкіндіктерін біріктіреді.